Copropriété : Clarification de l’accès aux adresses personnelles des copropriétaires par le conseil syndical

En pratique, de nombreux syndics s’opposent à la transmission des informations personnelles des copropriétaires auprès du conseil syndical et ce, au visa du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Mais cette même protection entre alors en contradiction avec les prérogatives du conseil syndical ainsi que les missions qui lui incombent au titre de l’administration de la copropriété.

A cet égard, la position de la CNIL, au terme de son analyse publiée en novembre 2022, était de rappeler l’obligation de transmission des informations relatives à la copropriété au conseil syndical, sans que le RGPD ne puisse être invoqué pour s’y opposer.

Par ailleurs, la Loi Habitat Dégradé du 9 avril 2024 était venue modifier l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 en prévoyant la possibilité de notifier aux copropriétaires la convocation aux assemblées générales par voie électronique. Pour aller plus loin, la notification électronique est même devenue la norme, à moins que le copropriétaire concerné ne souhaite une notification au format papier. Mais cela suppose nécessairement l’accès et la mise à disposition des adresses électroniques des copropriétaires. Pourtant, certains syndics professionnels se refusent à transmettre au conseil syndical les adresses des copropriétaires, arguant le fait que le consentement des copropriétaires concernés est un prérequis nécessaire.

C’est dans ce contexte qu’une réponse ministérielle a été publiée au JO le 26 août 2025 et vient prolonger l’analyse de la CNIL évoquée supra.

De manière synthétique, la question posée par Monsieur François Jolivet était formulée ainsi : « Peut-on opposer le règlement général sur la protection des données - RGPD - à un président de conseil syndical alors qu'il souhaite convoquer une assemblée générale pour mettre fin aux fonctions du syndic ? »

Pour le Ministère interrogé, une certaine clarification s’imposait pour pleinement comprendre les enjeux en vigueur. En effet, les noms, adresses physiques et adresses dématérialisées (mails) des copropriétaires constituent effectivement des données à caractère personnel. Pour autant, le RGPD ne prohibe pas leur transmission dès lors que celle-ci résulte d’une obligation légale : « le RGPD n'interdit pas le traitement de ces données, il l'encadre en l'entourant de conditions et de garanties. […] Cette communication n'est pas, en elle-même, contraire au règlement général sur la protection des données (RGPD). » (extrait de la réponse ministérielle)

En outre, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic est tenu de transmettre au conseil syndical tout document lié à l’administration de la copropriété. En ce sens, un refus invoqué par le respect du RGPD ne saurait être justifié, tout particulièrement si les informations sollicitées sont nécessaires à la convocation d’une assemblée générale ou pour toute autre mission dont est investi le conseil syndical, résultant d’une obligation légale.

Toutefois, le traitement des données litigieuses doit être encadré, il doit s’opérer dans la confidentialité et le respect, celui des droits des copropriétaires, notamment leur droit d’information et d’opposition au traitement des données personnelles.

En somme, ce qu’il faut retenir c’est que même s’il l’encadre, le RGPD n’interdit pas strictement la communication des données personnelles des copropriétaires au conseil syndical, dès lors qu’elle résulte d’une obligation légale nécessaire à la gestion de la copropriété. En ce sens, le syndic ne peut, sous réserve du RGPD, refuser de communiquer ces mêmes informations au conseil syndical.

Au détour de cette réponse ministérielle, l’objectif résidait dans un certain renforcement de la sécurité juridique liée à la transmission des données personnelles dans le contexte de la copropriété. Pour pallier un contentieux entre les syndics et les conseils syndicaux, une petite clarification s’imposait et la lumière a été faite sur les obligations de chacun