Politique de Protection des Données - Adhésion

ADHÉRENTS ET CANDIDATS A L’ADHÉSION DU

SYNDICAT NATIONAL DES PROFESSIONNELS IMMOBILIERS – SNPI

ARTICLE 1. PRÉAMBULE

Le SNPI - Syndicat National des Professionnels Immobiliers – organisme patronal régi par le code du travail, est, depuis 1963, le premier syndicat français de l’immobilier, et se consacre à la défense des intérêts de ses Adhérents et de la profession.

Interlocuteur de référence pour près de 8379 Adhérents (Haut Conseil du Dialogue Social du 26.04.2017 Représentativité patronale), le SNPI accorde une importance particulière à la protection de la vie privée et des Données à caractère personnel de ses Adhérents, et traite celles-ci dans le respect de la règlementation en vigueur et notamment le Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018, et la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés telle que modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018.

Bénéficiant de la confiance de ses Adhérents, le SNPI s’engage à traiter les Données à caractère personnel de ses Adhérents conformément à ses valeurs, et conformément aux principes de transparence, de détermination et de légitimité des finalités, d’exactitude, de proportionnalité et de minimisation, de sécurité et de confidentialité, de responsabilité et de protection dès la conception et par défaut.

ARTICLE 2. DÉFINITIONS

Pour l’interprétation et l’exécution de la présente politique de protection des Données à caractère personnel (ci-après « la Politique »), les termes employés ci-après sont définis de la façon suivante :

« Adhérent » : personne ayant adhéré au SNPI selon la procédure adéquate, (le cas échéant également ses associés), dont l’adhésion a été validée par le SNPI et à jour de ses cotisations ;
« Candidat à l’Adhésion » : personne souhaitant adhérer au SNPI et présentant sa demande d’adhésion ;
« Données à caractère personnel » ou « Données » : désignent toutes données permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique, telles que nom, prénom, mail, adresse postale, téléphone ;
« Délégué à la Protection des Données » ou « DPO » : personne en charge de conseiller et de contrôler le Responsable du traitement en matière de protection des Données à caractère personnel. En l’espèce, le DPO du SNPI est :

Maître Julie Jacob – Avocat au Barreau de Paris

Cabinet Jacob Avocats

161 Avenue Victor Hugo – 75116 Paris, France,

désignée auprès de la CNIL le 25 mai 2018

Désignation N°DPO-15542

« Responsable du traitement » : désigne la personne, le service ou l’organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement de Données à caractère personnel, à savoir en l’espèce le SNPI ;
« Traitement » : désigne toute opération sur les Données à caractère personnel, et notamment l’enregistrement, la collecte, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction ;
« SNPI » : désigne le Syndicat National des Professionnels Immobiliers, syndicat ayant son siège au 26 avenue Victor Hugo – 75116 Paris, France, ayant pour numéro SIRET 305 442 501
(Préfecture de Paris N° 13.336) ;
« Vous » : désigne l’Adhérent au SNPI dont les Données à caractère personnel ont été transmises au SNPI ou collectées et utilisées par ce syndicat et / ou le Candidat à l’Adhésion du SNPI.

ARTICLE 3. PROVENANCE DES DONNÉES

Dans le cadre de ses missions, le SNPI est le destinataire et l’utilisateur de Données à caractère personnel relative à l’Adhérent ou au Candidat à l’Adhésion telles que :

prénom(s) et nom(s) de l’Adhérent ou du Candidat à l’Adhésion ;
date et lieu de naissance ;
adresse électronique ;
adresse postale (libellé de l’adresse, code postal et commune) ;
photo d’identité ;
copie de la carte d’identité ;
numéro de téléphone ;
copie des cartes professionnelles ;
copie de l’attestation d’assurance le cas échéant ;
expérience (dont parcours professionnel) et cursus (dont diplômes et curriculum vitae) ;
appartenance ou non à un réseau ou à une franchise ;
exercice de fonctions ou non au sein d’une Chambre de commerce ;
extrait kbis ;
autres activités ;

Pour certaines finalités, comme l’établissement de devis, d’autres données pourront être récoltées, comme :

La copie des statuts ;
La copie de la carte professionnelle ;
Une attestation de Responsabilité Civile Professionnelle (RCP) ;
Le procès-verbal de nomination du représentant légal ;
Données de paiement (comme un chèque bancaire).

Le SNPI intervient comme Responsable du traitement au sens de l’article 3 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Les réponses aux questions posées à l’Adhérent et au Candidat à l’Adhésion sont obligatoires et le défaut de celles-ci est susceptible d’entrainer le rejet de la demande d’adhésion ou la radiation de l’Adhérent.

ARTICLE 4. BASE LÉGALE POUR LA COLLECTE ET LE TRAITEMENT DES DONNÉES

En conformité avec la règlementation en vigueur et ses valeurs, le SNPI opère une collecte et une utilisation de Données à caractère personnel dans le strict respect de la règlementation en vigueur, dans les conditions suivantes :

lorsque Vous avez donné votre consentement libre, spécifique et éclairé concernant le traitement de vos Données ;
lorsque cela est nécessaire à l’exécution d‘un contrat ou dans le cadre de relations commerciales ;
lorsque cela est nécessaire au respect d’obligations légales ou règlementaires, par exemple en matière de gestion de la paie, de lutte contre la fraude et contre la corruption ;
lorsque les intérêts légitimes du SNPI justifient le traitement de vos Données à caractère personnel.

ARTICLE 5. UTILISATION DES DONNÉES ET FINALITÉS DES TRAITEMENTS

Les Données à caractère personnel collectées auprès de l’Adhérent ou du Candidat à l’Adhésion et utilisées par le SNPI le sont pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et sont susceptibles de varier en fonction du contexte de la collecte, à savoir notamment pour les finalités suivantes :

adhésion des Adhérents ;
procédure d’adhésion ;
création et maintien de l’« Espace Pro »
maintien du fichier Adhérents ;
maintien du fichier des cotisations des Adhérents ;
annonces d’emploi ;
signature électronique ;
réalisation d’analyses statistiques sur les Adhérents ;
communication auprès des Adhérents, et notamment souscription à la newsletter ;
mise en œuvre du service juridique ;
mise en œuvre du service d’imprimés à télécharger ;
prospection commerciale
proposition de contrats d’assurance et garanties financières à tarifs négociés ;
publication d’annonces immobilières ;
proposition de formations ;
proposition de tarifs privilégiés chez les partenaires commerciaux du SNPI ;

Selon les circonstances, le SNPI peut également être amené à utiliser vos Données à caractère personnel pour des finalités imposées par la règlementation en vigueur.

ARTICLE 6. DESTINATAIRE DES DONNÉES

Les Données à caractère personnel collectées et/ou reçues par le SNPI sont destinées :

au personnel du SNPI habilité à opérer un traitement de Données ;
aux sous-traitants du SNPI chargés de la réalisation d’opération de traitements de Données pour le compte et sur instruction documentée du Responsable du traitement ;
dans certaines hypothèses, le SNPI peut adresser les données à caractère personnel à sa filiale VHS notamment lorsque l’Adhérent ou le Candidat à l’Adhésion sollicite un devis.

Dans l’hypothèse où le SNPI procéderait à une transmission de Données à caractère personnel à des tiers, celui-ci s’engage à ce que ces derniers opèrent un traitement conforme à la présente Politique. Par voie de conséquence, le SNPI s’engage à garantir la confidentialité et la sécurité des Données, et ce notamment au moyen d’actes juridiques conclus avec les sous-traitants et les tiers.

Dans certaines hypothèses, le SNPI peut être amené à divulguer des Données à caractère personnel à des tiers, tels que des organismes publics ou des autorités judiciaires, et ce notamment afin de se conformer à la règlementation en vigueur.

ARTICLE 7. SOUS-TRAITANCE

Le SNPI fait preuve d’une vigilance particulière en matière de sous-traitance. Si le syndicat est amené à faire appel à des sous-traitants, le SNPI s’engage à informer par écrit ses Adhérents et / ou les Candidats à l’Adhésion de tout changement concernant l’ajout ou le remplacement de sous-traitants.

Le SNPI s’engage à s’assurer que les sous-traitants présentent des garanties identiques de confidentialité et de sécurité et que le traitement opéré par le sous-traitant soit effectué en accord avec la règlementation en vigueur, et notamment le RGPD.

ARTICLE 8. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Le SNPI conserve uniquement les Données à caractère personnel pour la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle il a été procédé à la collecte.

La durée de conservation peut varier selon des circonstances spécifiques comme la règlementation, cette dernière pouvant notamment imposer une durée spécifique ou des périodes de prescription concernant les contentieux légaux.

Le SNPI ayant la qualité de Responsable du traitement, il s’engage à respecter les durées de conservation imposées par la réglementation en vigueur.

Outre la conservation durant la période d’adhésion de l’Adhérent, les données à caractère personnel ne peuvent être conservées au-delà d’une période de 6 (six) ans après la période d’adhésion de l’Adhérent, et ce pour des motifs de bonne administration de l’adhésion, de gestion, de réclamations ou de déclarations de sinistres.

Concernant les Candidats à l’adhésion, la durée sera identique à celle indiquée ci-dessus si le Candidat à l’Adhésion devient Adhérent.

Si le Candidat à l’Adhésion ne devient pas Adhérent, les données à caractère personnelles qui lui sont relatives ne seront conservées que durant un an après la demande d’adhésion.

Les données présentant un intérêt administratif, notamment en cas de contentieux, seront conservées pour des données plus longues en archivage intermédiaire distincte de la base active, avec accès restreint, pour une durée de deux ans après l’expiration de la période de conservation initiale de six ans.

Les données relatives au justificatif d’identité (copie de pièce d’identité) seront supprimées dès la fin de la vérification.

En matière de prospection commerciale, les Données à caractère personnel ne peuvent être conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale. Elles peuvent être conservées à des fins de prospection commerciale pour une durée de trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact. Au terme de ce délai de trois ans, le SNPI pourra reprendre contact avec ses Adhérent/prospects afin de savoir s’ils souhaitent continuer à recevoir des sollicitations commerciales.

ARTICLE 9. CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ DES DONNÉES

Le SNPI s’engage à respecter les principes de sécurité, de confidentialité et d’intégrité des Données à caractère personnel.

Article 9-1 Confidentialité

Le SNPI s’engage à préserver la confidentialité des Données à caractère personnel à l’égard de son personnel et de toute personne susceptible d’y avoir accès.

Le personnel du SNPI habilité à avoir accès aux Données à caractère personnel s’engage à respecter la confidentialité et est susceptible d’être soumis à une obligation légale ou contractuelle de confidentialité. De même, la personne habilitée a reçu la formation nécessaire afin d’avoir accès aux Données à caractère personnel.

Fidèle à ses valeurs, et lorsque cela est justifié, le SNPI peut être amené à proposer aux Adhérents ou aux Candidats à l’adhésion une limitation des Données, une anonymisation des Données ou de recourir à une pseudonymisation des Données à caractère personnel.

Article 9-2. Mesures de sécurité mises en œuvre

Concernant le principe de sécurité, le Responsable du traitement met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Le SNPI fait appel à une combinaison de plusieurs niveaux de sécurité. Les mesures peuvent être humaines, physiques ou logiques afin de contribuer à la sécurité de ses systèmes d’information.

Des mesures techniques et organisationnelles ont été mises en place afin que les données que nous collectons et traitons ne soit accidentellement ou délibérément compromises.

Bien que des mesures raisonnables soient mises en œuvre pour protéger vos données, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est entièrement infaillible.

Les mesures mises en place pour protéger les données sont notamment les suivantes :

Accès limités et surveillés aux locaux du SNPI ;
Accès restreint du personnel aux serveurs du SNPI ;
Accès depuis chaque poste d’ordinateur via un mot de passe régulièrement initialisés
Protection des serveurs et des ordinateurs via un anti-virus régulièrement mis à jour ;
Sensibilisation du personnel du SNPI habilité à avoir accès aux données à la thématique de la protection des données à caractère personnel ;
Accompagnement par un DPO ;

Le SNPI entend privilégier le stockage des Données au sein de l’Union européenne ou, à tout le moins, des solutions de stockage dans des pays hors Union européenne présentant les garanties suffisantes, et ce en conformité avec la législation en vigueur.

La localisation des serveurs hébergeant les Données à caractère personnel est comme suit :

Nos serveurs sont localisés en France.

ARTICLE 10. SITES WEB TIERS

Le SNPI peut être amené à proposer des liens – notamment par l’envoi de newsletters – et/ou des offres de partenaires renvoyant vers un site web tiers.

Le SNPI n’exerce aucun contrôle sur le contenu des sites web tiers et sur les politiques de protection des Données à caractère personnel. Il appartient donc à l’Adhérent de se renseigner sur lesdites politiques. Le SNPI décline ainsi toute responsabilité relative à ces contenus, ces offres et ces politiques de protection des données à caractère personnel.

ARTICLE 11. DROITS DE L’ADHÉRENT ET DU CANDIDAT A L’ADHÉSION

Conformément à la règlementation en vigueur, l’Adhérent et / ou le Candidat à l’Adhésion disposent des droits suivants :

Droit d’opposition

L’Adhérent et le Candidat à l’Adhésion ont le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel le concernant. Le droit d’opposition est notamment limité par l’intérêt légitime du SNPI à traiter les données à caractère personnel et autres exigences légales – comme les motifs impérieux.

L’Adhérent - ou le Candidat à l’Adhésion - a le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques le concernant ou l'affectant de manière significative de façon similaire.

Droit d’information

Le SNPI souhaite informer l’Adhérent et le Candidat à l’Adhésion de leurs droits, de la collecte et de l’utilisation des Données à caractère personnel et s’engage ainsi à produire une information concise, transparente et accessible sur les conditions et modalités de la collecte et du traitement des Données.

Droit d’accès

L’Adhérent et le Candidat à l’Adhésion disposent d’un droit d’accès permettant d’obtenir des informations sur l’existence d’un traitement et de ses modalités.

L’Adhérent et le Candidat à l’Adhésion disposent également du droit d’obtenir une copie de ses Données, en en faisant la demande auprès du SNPI suivant les modalités de contact définies infra.

Droit de rectification

L’Adhérent et le Candidat à l’Adhésion peuvent solliciter le SNPI afin de procéder à la rectification de leurs Données, notamment lorsque celles-ci ne sont plus à jour.

Ce droit s’exercera en contactant l’adresse mesdonnees[at]snpi.fr. Le SNPI pourra, le cas échéant, opposer à la demande un intérêt légitime ou des motifs impérieux lorsque la législation applicable le prévoit.

Droit à l’effacement des Données (ou « droit à l’oubli »)

Sous réserve de la règlementation en vigueur, et notamment des exceptions (par exemple, en matière de conservation nécessaire au respect d’une obligation légale), l’Adhérent et le Candidat à l’Adhésion peuvent réclamer l’effacement des Données à caractère personnel qui leur sont relatives :

Lorsque les Données à caractère personnel ne sont pas ou ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
lorsque l’Adhérent et le Candidat à l’Adhésion retirent leur consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’aucun autre fondement juridique au traitement n’existe ;
lorsque l’Adhérent et le Candidat à l’Adhésion estiment que le traitement de leurs Données à caractère personnel constitue un traitement illicite ;
lorsque les Données à caractère personnel doivent être effacées en vertu d’une obligation légale prévue par le droit de l’Union ou le droit de l’Etat membre auquel le Responsable du traitement est soumis, soit la France.
Lorsque l’Adhérent ou le Candidat à l’Adhésion s’est opposé au traitement des données et que le SNPI n’a pas de motif légitime ou impérieux pour refuser la demande ;

Le SNPI sera seul décisionnaire du bien-fondé des demandes.

Le SNPI pourra, le cas échéant, opposer à la demande un intérêt légitime ou des motifs impérieux lorsque la législation applicable le prévoit.

Droit à la limitation du traitement

L’Adhérent et le Candidat à l’Adhésion peuvent obtenir du Responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

lorsque l’exactitude des Données à caractère personnel est contestée, et ce pendant une durée permettant au Responsable du traitement de vérifier l’exactitude des Données à caractère personnel ;
lorsque le traitement est illicite et que l’Adhérent - ou le Candidat à l’Adhésion - s’oppose à l’effacement de ses Données et qu’il exige, en lieu et place, la limitation du traitement ;
lorsque les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées mais que l’Adhérent et / ou le Candidat à l’Adhésion en ont besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
lorsque l’Adhérent ou le Candidat à l’Adhésion s’opposent au traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime du Responsable du traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

Droit à la portabilité des Données

L’Adhérent et le Candidat à l’Adhésion peuvent obtenir du SNPI les Données précédemment fournies à ce dernier dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

L’Adhérent et le Candidat à l’Adhésion peuvent également transmettre ces Données à un autre responsable du traitement ou demander à ce que les Données à caractère personnel le concernant soient directement transmises par le Responsable du traitement à un autre si cela est techniquement possible.

Droit de retrait du consentement

L’Adhérent et le Candidat à l’Adhésion peuvent, en utilisant les moyens mis en œuvre par le Responsable du traitement à cet effet, retirer leur consentement à tout moment lorsque les Données sont traitées sur la base de celui-ci.

Le retrait du consentement effectué par l’Adhérent ou du Candidat à l’Adhésion ne vaut que pour l’avenir, et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si l’Adhérent ou le Candidat à l’Adhésion estiment que leurs droits ne sont pas respectés, ils bénéficient de la faculté d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, telle que la Commission Nationale Informatique et Libertés en France.

Droit de décider du sort de vos Données après votre mort

L’Adhérent et le Candidat à l’Adhésion disposent du droit d’organiser le sort de leurs Données post-mortem par l’adoption de directives générales ou particulières.

ARTICLE 12. EXERCICE DES DROITS DE L’ADHÉRENT

Le SNPI agissant comme Responsable du traitement pour les Données à caractère personnel collectées et utilisées suivant les modalités prévues supra, l’Adhérent ou le Candidat à l’Adhésion peuvent contacter directement le SNPI à l’adresse postale suivante : Syndicat National des Professionnels Immobiliers, 26 avenue Victor Hugo – 75116 Paris ou par l’adresse électronique dpo[at]snpi.fr. Le droit de rectification s’exercera via l’adresse de courriel : mesdonnees[at]snpi.fr.

Le SNPI s’engage à répondre à toute demande dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande complète. La demande doit inclure la copie d’une pièce d’identité du demandeur (recto / verso). Ce délai peut néanmoins être prorogé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

ARTICLE 13. VIOLATION DE DONNÉES

Le SNPI met tout en œuvre pour protéger vos Données à caractère personnel. Néanmoins, et notamment en raison de l’évolution rapide des techniques de sécurisation, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est infaillible.

En cas d’atteinte aux Données à caractère personnel conservées par le SNPI, celui-ci s’engage, lorsque l’atteinte est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique, à communiquer cette violation aux Adhérents ou aux Candidats à l’Adhésion concernés dans les meilleurs délais.

En cas de violation de Données à caractère personnel, le SNPI, en tant que Responsable du traitement, en notifie la violation en question à l’autorité de contrôle compétentes dans les meilleurs délais et, si possible, dans les soixante-douze heures au plus tard après en avoir pris connaissance, sauf si la violation n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

ARTICLE 14. TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES

Les Données à caractère personne collectées et traitées sont conservées dans l’Union européenne.

Toutefois, il est possible que, dans le cadre de certaines de nos missions, des Données soient transférées à du personnel ou des sous-traitants situés hors de l‘Union européenne. Soucieux de protéger la vie privée et les données à caractère personnel des Adhérents ou des Candidats à l’adhésion, le SNPI met en place un programme complet en matière de protection des Données à caractère personnel, incluant des règles d’entreprise contraignantes (Binding Corporate Rules ou BDR) dont l’objet est d’encadrer ces transferts de Données hors Union européenne, en assurant notamment un niveau de protection des Données adéquat.

Le SNPI ne transférera vos Données à caractère personnel qu’à des tiers s’étant engagés par écrit à fournir un niveau de protection adéquat.

ARTICLE 15. MODIFICATIONS ET EVOLUTIONS DE LA PRESENTE POLITIQUE

Le SNPI se réserve le droit de modifier la présente Politique, et ce sans préavis. Les Adhérents et / ou les Candidats à l’adhésion sont invités à consulter régulièrement la Politique mise à leur disposition afin de prendre connaissance de potentiels changements.

ARTICLE 16. COORDONNEES

Le SNPI a désigné un Délégué à la Protection des Données dûment déclaré à la CNIL le 25 mai 2018 (désignation N°DPO-15542). Celui-ci constitue l’interlocuteur privilégié pour toute requête relative à la présente Politique et, de manière générale, aux Données à caractère personnel et à leur traitement par le SNPI.

Le DPO peut être joint à l’adresse électronique suivante : dpo[at]snpi.fr